学内文書の認印回覧は3ステップでOK！

押印回覧の必要な業務文書ってたくさんあります。見積書・発注書・出張申請・新規取引き開始申請…、毎日何百もの押印回覧が発生します。この一通一通にコストがかかっていたらとてもじゃないですが導入することは出来ません。そこでAcrobat Proの登場！Acrobat Proには2022年8月のアップデートでAcrobat Sign（ビジネス版）と同等の電子サイン機能が搭載されました。そのためAcrobat Proを持っていれば、無料で何回でも送信することができるのです。 これを使わない手はないですね。

取引先との契約書ではないですので、業務文書に法的根拠を保証する必要はないかもしれません。しかし、上長が押印したハンコを別の人が変更できてしまうようなシステムでは困ります。その点、Acrobat Proの「電子サインを依頼」機能であれば、Acrobat Signと同レベルの非改ざん性が保証されてます。回覧した文書を履歴とともにあとから確認することもできます。紛失することもないですので、コンプライアンス強化・内部統制の強化にもつながります。

コストもOK、コンプライアンスも内部統制も強化される。でも、一回一回の押印依頼で業務負担になるようであれば困ります。それでなくてもメールにブラウザ数種、各種アプリケーションにグループウェア、さらにリモートワークが定着した昨今ではTeamsにZoomにリモートデスクトップ…これ以上操作が複雑だったり、新たなシステムが増えてしまうのは避けたいところです。
その点、Acrobat Proであれば普段使いのアプリケーションですぐに押印依頼を遅れますので使う側の負担が少なくて済みます。

またAcrobat Proの押印依頼なら、送信前に文書に押印欄を設定した後テンプレート登録しておけば、次から同じフォームの文書の時はワンクリックでテンプレートから押印欄を呼び出して適用することができます。（このテンプレートは用紙のどの位置に押印欄を設定するかを保存できる優れものです。）

承認する側も、Acrobat Pro（承認者はAcrobat Readerでも構いません）なら簡単に行うことができます。メールボックスに押印依頼の通知が来ますので、ボタンをクリックしてブラウザで文書を開き、内容を確認したら印影を選択して承認ボタンをクリックするだけ。外出先でも社用スマートフォンで承認することができます。